Chaque jour, des volumes de données importants sont gérés par les entreprises de tous les secteurs. Email, images, vidéos, documents… Il devient parfois difficile de prendre en charge tous ces contenus issus de différentes sources de données. Heureusement, certains outils peuvent être intégrés à vos process pour hiérarchiser et simplifier votre gestion de données. C’est notamment le cas des ECM comme Heysquid. Apprenez-en plus dans cet article.
Variétés des sources de données : une problématique dans de nombreux secteurs
Avec la digitalisation de l'ensemble des secteurs, les entreprises font face à des flux de contenu de plus en plus importants. La variété des sources de données rend leur classification, leur hiérarchisation et leur utilisation parfois complexe. Il semble alors peu évident de pouvoir utiliser un seul et même outil pour rassembler et gérer ses contenus. Pourtant, cela est bel et bien possible, grâce à des solutions dédiées comme les ECM.
ECM : l’outil de gestion de contenus indispensables
L’ECM ou Enterprise Content Management est une solution logicielle qui permet de prendre en charge une gestion de contenus avec différentes sources de données.
Un outil de gestion idéal pour toutes les sources de données
Grâce à un ECM, vous pouvez centraliser vos contenus dans un seul et même outil, même si celles-ci proviennent de sources de données différentes. Ainsi, le logiciel prend en charge des informations structurées (base de données par exemple), mais aussi des informations non structurées (documents électroniques…).
Quelles sont les fonctionnalités d’un ECM ?
Pour être plus concret, un ECM offre différentes fonctionnalités complémentaires pour créer, gérer et diffuser des contenus. Vous avez ainsi la possibilité de concevoir de la documentation avancée, de trier vos contenus pour les retrouver plus facilement, de simplifier leur mise à jour…
Les avantages d’un ECM
Utiliser un ECM au sein de votre entreprise revêt de nombreux avantages :
● Vous gagnez un temps précieux dans votre production documentaire, en accédant rapidement à vos différentes sources de données,
● Vous optimisez vos ressources en réutilisant l’existant, en limitant les risques de doublons, en trouvant facilement les différents points d’emplois…
● Vous gagnez du temps dans la mise à jour et la traduction de vos documents, grâce à des fonctionnalités automatisées et intelligentes,
● Vous améliorez votre productivité en diffusant simplement vos contenus aux bons formats sur les bons canaux.
En règle générale, un ECM permet de mieux organiser votre gestion de contenus, de les rendre plus accessibles et d'optimiser leur utilisation.
Quel ECM choisir ?
Sur le marché, il existe plusieurs références d’ECM. Celui qui a retenu notre attention par sa richesse et sa modularité est la solution Heysquid. Cet outil de gestion de contenu dédié aux sources de données multiples, est un des plus complets et des plus simples à prendre en main. Vous pouvez par ailleurs composer votre propre solution sur-mesure en misant sur des fonctions avancées de GED (gestion de documents), de DAM (gestion de photos et vidéos), de CCMS (production de contenus), de BPM (pilotage de processus)... Le tout en garantissant la sécurité de vos données .